Kommunicera effektivt ersättningsändringar |  GuideSpark

Kommunicera effektivt ersättningsändringar | GuideSpark

6 September 2021 0 Von admin

Av Samantha Grunfeld, chef för kommunikationsstrategi och engagemang, GuideSpark

De senaste månaderna av pandemin har orsakat inte bara betydande ekonomisk påfrestning på organisationer, utan ett osäkert år framåt för företagens finanspolitiska mål – vilket innebär potentiella förändringar för kompensationsplanering. Årets osäkerhet har påverkat företag på ett antal sätt; vissa har drabbats av stora ekonomiska motgångar och har tvingats lämna anställda, göra lönesänkningar eller till och med uppsägningar, medan andra företag har upplevt oförutsedda framgångar på grund av dessa nya omständigheter, och vissa företag kan till och med se liten eller ingen förändring med sin ekonomiska situation alls.

Ersättning är ett känsligt ämne, även i de bästa tiderna, och det förvärras bara av osäkerheten och ångesten kring den pågående pandemin – vilket innebär att det är viktigare nu än någonsin tidigare att du effektivt kommunicera till dina anställda hur ersättningen hanteras, oavsett omfattningen av ändringarna.

Att förstå hur ersättningen beräknas och hur den fungerar är avgörande för de anställda. utan att veta om hur ersättning eller belöningar bestäms riskerar du att de antar det värsta eller utvecklar en känsla av misstro mot organisationen – som båda bidrar till potentiella kvarhållningsproblem på vägen. Din kommunikation är nyckeln när det gäller utbildning av arbetskraft, att bygga upp en förtroendekultur och förbereda dina anställda för vad som väntar. Och när du lägger upp din kommunikationsplan, var noga med att prioritera dina medarbetare, så att de är utrustade med den information de behöver för att säkert kunna svara på frågor och ta itu med problem inom sina team.

Vi har fyra beprövade kommunikationsmetoder som hjälper dig att förbereda både chefer och anställda för diskussioner om lön-även inför stora pandemirelaterade förändringar:

1. Skapa en genomtänkt kommunikationsstrategi

Din första uppgift är att identifiera organisationens nyckelbudskap kring årets ersättningsändringar. Genom att tydligt ange din meddelandestrategi är det mer troligt att information kommer att spridas över företaget på ett anpassat och konsekvent sätt. Titta på din ersättningsplan och struktur för nästa år och bestäm först hur transparent du kommer att vara kring eventuella förändringar – om det faktiskt finns skillnader från tidigare år. Sedan, hitta en ton som är vettig för din organisation; till exempel kan en organisation som har kämpat ekonomiskt i år och inte längre kan ge en bonus vid årsskiftet till högpresterande anställda anta en djupt empatisk ton, med fokus på hur mycket anställdas arbete fortfarande värderas, trots dessa utmaningar.

Slå sedan in ditt meddelande ännu längre bestämma personlig ord för olika målgrupper; till exempel kan vissa anställda ha olika lönesätt, till exempel befriad kontra icke-undantagen status, eller vissa kan vara berättigade till särskilda incitament, till exempel bonusar eller eget kapital. Se till att din kommunikation till varje publik återspeglar exakt kontexten för den medarbetargrupp du engagerar dig i, med ytterligare detaljer eller täckning riktad till personalansvariga för dessa lag. När du tänker igenom dina meddelanden och leveranser för varje grupp kan du också göra det tänk på avsändaren för var och en av dina meddelanden – är det mer sannolikt att anställda tar till sig informationen om den kommer från deras direktansvariga? Kommer ett meddelande från finansdirektören att ge ytterligare tyngd eller få ytterligare förtroende?

Till sist, ställ in en tidslinje och en kadens som är centrerade kring din kompensationsprocess; du vill vara säker på att både chefer och anställda har den viktiga informationen de behöver innan de går in i kompensationssamtal, med en tydlig förståelse av stora begrepp samt den nuvarande ekonomiska situationen i organisationen.

2. Utrusta dina medarbetare först

Anställda får majoriteten av sin information om sitt kompensationspaket direkt från sina chefer. I år mer än någonsin, måste ledare för människor vara utrustade med så mycket information som möjligt om lön och företagsövergripande beslut, men de behöver också viktiga konversationskunskaper för att effektivt och empatiskt navigera potentiellt känsliga lönesamtal.

Börja med att utbilda chefer om ”vad” – resurser och utbildning kring detaljer om ersättningsstruktur, hur lönen bestäms och hur lönespann fungerar. Se till att de förstår alla viktiga förändringar för i år, varför dessa ändringar har gjorts och hur dessa skillnader ska påverka deras beslut eller rekommendationer. Utbilda sedan ledarna om ”hur” – kommunikationskunskaperna som kommer att göra kompensationssamtal enklare och bekvämare för både chefen och medarbetaren, även i de fall det inte är goda nyheter. Tänk på specifika scenarioträningar för den här tiden på året, med särskild tonvikt på empatisk, ärlig kommunikation. Chefer kommer aldrig att kunna förutsäga eller kontrollera hur en anställd kan reagera på nyheter om ersättning, men med rätt utbildning och resurser är de beredda att hantera alla scenarier taktfullt.

3. Var flexibel med dina distributionskanaler

Anställda överallt har översvämmats med e -post sedan pandemin började, vilket resulterade i en mycket verklig våg av trötthet via e -post – men oavsett om vi gillar det eller inte, är e -post också ett av våra mest kraftfulla kommunikationsverktyg för anställda. Överväg att skapa en plan som är så flexibel som möjligt, riktad mot nå anställda där de är; gruppchattar på Slack, virtuella möten eller företagsnyhetsbrev är alla bra vägar för ytterligare utbildning om ersättningsämnen och medvetenhet om din ersättningscykel och tidpunkt som inte täpper till anställdas inkorgar. Beroende på kommunikation kan dessa mer direktformat också hjälpa dig att öka känslan av transparens, särskilt om du tillhandahåller vägar för medarbetares frågor och feedback.

Ersättning är ett kritiskt viktigt ämne för anställda, så se till att de är det tar emot dina meddelanden i tid, tillgängligt sätt är också högsta prioritet. För individuell, känslig lönekommunikation, kom ihåg att systemdriven kommunikation och personliga eller virtuella diskussioner, till exempel 1-mot-1-möten med chefer, är viktiga komponenter i din kommunikationsplan. Och för många organisationer innebär årets förändringar att lönesamtal sker praktiskt taget för första gången – se till att både chefer och anställda är redo att gå igenom processen på distans med privata mötesutrymmen, kameror aktiverade och gott om tid för frågor och oro.

4. Granska resultaten och iterera allt eftersom

Att använda ett verktyg eller en plattform som hjälper dig att spåra kommunikationsengagemangsdata är ovärderligt i en meddelandekampanj som denna; genom att mäta data längs vägen kan du se eventuella luckor i förståelse eller engagemang från vissa medarbetarpopulationer och korrigera kursen efter behov. Data kring e -post öppnas, innehåll klickar på viktiga resurser och mer kommer att meddela dig om dina meddelanden verkligen når din personal, eller om du behöver ändra något om din strategi för bättre engagemang. Och genom att använda feedbackdata som samlats in från enkät- eller betygssvar hjälper dig att mäta förståelse och känslor på en djupare nivå. Oavsett om du ser ett engagemangsgap kring större ersättningsprogram, ett överflöd av frågor angående ett visst ersättningsämne eller brist på entusiasm när det gäller lönesamtal, kommer insamling av dessa data att ge din organisation ett stort steg när det gäller förbättra kommunikationen och öppna dessa dialoger med anställda i framtiden.

Nu mer än någonsin behöver dina anställda transparens och tydlig, ärlig kommunikation kring ersättning. Att prata om löner och belöningar är svårt nog utanför en global kris – vi kan inte (och borde inte!) Låta anställda gissa nu efter vad som har varit ett potentiellt tumultår för din organisation. Din ärlighet och tydlighet i dina meddelanden kan göra skillnad för en engagerad, utbildad arbetskraft. Och genom att utrusta personalchefer först och utforma en kommunikationsstrategi som fokuserar på förstärkning, empati och känslighet, kommer dina anställda att vara bekväma och välutrustade för alla förändringar du behöver för att kommunicera i din kommande kompensationscykel.